bootstrap theme

Personvern


Personverninformasjon for Advokatfirma Vale & Co DA (tidligere Advokatfirma Vale & Kjeldsberg DA)

Vi behandler personopplysninger i tråd med EUs personvernforordning, General Data Protection Regulation 2016/679 («GDPR») som er gjeldende fra 25. mai 2018.
Personvernerklæringen beskriver hvordan Advokatfirma Vale & Co DA behandler personopplysninger.

1. Formålet med innhenting og oppbevaring av personopplysninger

Advokatfirma Vale & Co tilbyr advokattjenester. For at vi skal kunne gjøre jobben vår og oppfylle vårt formål, er vi avhengig av å benytte personopplysninger, derunder sensitive personopplysninger. Vi må også oppbevare personopplysninger etter at oppdraget er avsluttet, av hensyn til oppbevaringsplikt og en eventuelt gjenopptakelse av saken.
Personopplysninger vil kun bli innhentet og oppbevart i den grad det er nødvendig for å utføre vårt oppdrag.

2. Behandlingsansvarlig

Advokatfirma Vale & Co v/ advokat Hilde Vale er ansvarlig for virksomhetens behandling av personopplysninger, og at våre systemer for behandling er i tråd med det til enhver tid gjeldende regelverk.

Oppgaver relatert til den daglige behandling av personopplysninger vil delegeres til ansvarlig advokat i den konkrete sak, der det innhentes og oppbevares personopplysninger.

Hvem som er ansvarlig partner vil fremgå av oppdragsavtalen. Ved særskilt delegert ansvar for enkelte/særlige oppgaver, vil det fremkomme under det enkelte behandlingspunkt.

3. Hva slags informasjon vi samler inn

Innhenting og oppbevaring av personopplysninger vil skje med grunnlag i samtykke fra klienter, hvor det er frivillig å gi fra seg opplysningene. Det vil også forekomme innhenting av opplysninger med grunnlag lov/forskrift i enkelte tilfeller (f.eks. hvitvaskingsloven, rett til innsyn i likninger for ektefeller innhenting av opplysninger fra folkeregisteret m.m.).

Et praktisk eksempel er innhenting av personopplysninger om ektefelle/samboer, ved innløsning av felles bolig ved ekspropriasjon/utenrettslig innløsning.

Vi samler inn og bruker dine personopplysninger til ulike formål avhengig av hvem du er og hvordan vi kommer i kontakt med deg. Vi samler inn følgende personopplysninger til formålene angitt her:

I våre saker som hovedsakelig gjelder grunnerverv i forbindelse med ekspropriasjon vil personopplysninger om hjemmelsforhold (og berørte grunneiere) være offentlig tilgjengelig. Vi har ikke personvernregler som sikrer våre parter ift bruk av offentlig tilgjengelig informasjon. Ei heller personvernregler som sikrer mot utleggelse av slike opplysninger i reguleringsplaner og annet offentlig tilgjengelig materiale ifm for eksempel parters merknader og klager til reguleringsplaner etc.

  1. Etablering av klientforhold og administrasjon av klientforholdet. Det behandles i denne forbindelse kontaktinformasjon, dokumentasjon av identitet, betalingsopplysninger mv. Behandlingen skjer på grunnlag av GDPR artikkel 6 (1) bokstav b (behandlingen er nødvendig for å oppfylle en avtale som den registrerte er part i) for privatklienter, og GDPR artikkel 6 (1) bokstav f (behandlingen er nødvendig for formål knyttet til berettiget interesse) for kontaktpersoner for selskapsklienter og annet som behandles i tilknytning til selskapsklienter. I tillegg er [Advokatfirmaet] pålagt rettslige forpliktelser i forbindelse med etablering av klientforhold som hvitvaskingsloven § 4 (2) nr. 3, jf. §§ 17 og 18, og behandler da etter GDPR artikkel 6 (1) c (behandlingen er nødvendig for å oppfylle en rettslig forpliktelse).
  2. Sakshåndtering. Det behandles i denne forbindelse personopplysninger som er nødvendige i relasjon til den aktuelle saken. Behandlingen skjer på grunnlag av GDPR artikkel 6 (1) bokstav b (behandlingen er nødvendig for å oppfylle en avtale som den registrerte er part i) for privatklienter, og GDPR artikkel 6 (1) bokstav f (behandlingen er nødvendig for formål knyttet til berettiget interesse) for kontaktpersoner for selskapsklienter og annet som behandles i tilknytning til selskapsklienter.
  3. Informasjon om motparter og andre tredjeparter. Det behandles i denne forbindelse personopplysninger som er nødvendige i relasjon til den aktuelle saken. Behandlingen skjer på grunnlag av GDPR artikkel 6 (1) bokstav f (behandlingen er nødvendig for formål knyttet til berettiget interesse). Vi har vurdert det slik at behandlingen er nødvendig for å løse innkomne saker mest mulig effektivt i samsvar med kommersielle hensyn og god advokatskikk. Ved behandling av særlige kategorier av opplysninger har behandlingen rettslig grunnlag i GDPR artikkel 9 (2) bokstav f (fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare rettskrav).
  4. Straffedommer og lovovertredelser. Det behandles i denne forbindelse personopplysninger som er nødvendige i relasjon til den aktuelle saken. Behandlingen skjer på grunnlag av GDPR artikkel 9 (2) bokstav f (fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare rettskrav), samt en systembetraktning av straffeprosessloven og reglene for god advokatskikk punkt 2.3.
  5. Lagring/oppbevaring av saksdokumenter. Det behandles i denne forbindelse personopplysninger som er nødvendige i relasjon til den aktuelle saken. Behandlingen skjer på grunnlag av rettslige forpliktelse til arkivering av pågående og avsluttede saker.
  6. Fakturering. Det behandles i denne forbindelse kontaktinformasjon og betalingsinformasjon. Behandlingen skjer på grunnlag av GDPR artikkel 6 (1) bokstav b (behandlingen er nødvendig for å oppfylle en avtale som den registrerte er part i) for privatklienter, og GDPR artikkel 6 (1) bokstav f (behandlingen er nødvendig for formål knyttet til berettiget interesse) for kontaktpersoner for selskapsklienter.
  7. Utsendelse av markedsføring, nyhetsbrev og annen relevant informasjon om vår virksomhet. I denne sammenheng behandles navn og e-postadresse. Behandlingen skjer på grunnlag av samtykke fra den som mottar markedsføringen etter markedsføringsloven § 15 som regel privatklient eller kontaktperson hos en virksomhetsklient.
  8. Informasjon om potensielle klienter. I denne forbindelse behandles kontaktinformasjon. Behandlingen skjer på grunnlag av GDPR artikkel 6 (1) bokstav f (behandlingen er nødvendig for formål knyttet til berettiget interesse). Vi har vurdert det slik at behandlingen er nødvendig for å ivareta kommersielle hensyn ved vår virksomhet.
  9. Kunnskapsforvaltning (f.eks. gjenbruk av dokumenter i senere saker). Personopplysninger som behandles i denne sammenheng er personopplysninger som er nødvendige i relasjon til den aktuelle saken. Behandlingen skjer på grunnlag av GDPR artikkel 6 (1) bokstav f (behandlingen er nødvendig for formål knyttet til berettiget interesse). Vi har vurdert det slik at behandlingen er nødvendig for å interne læringsprosesser og for å arbeide mer effektivt.
  10. Rekruttering. I denne sammenheng behandles CV, søknad, attester, vitnemål, uttalelser fra referanser, interne vurderinger/intervjureferater, eventuelt personlighetstester og evnetester. Behandling av personopplysninger skjer på grunnlag av en avtale med den som søker stilling hos oss, dvs. GDPR artikkel 6 (1) bokstav b. Dersom vi beholder søknadsdokumentasjon etter en rekrutteringsprosess er avsluttet skjer dette på grunnlag av samtykke fra den som søker stillingen, jf. GDPR artikkel 6 (1) bokstav a.
  11. Sikkerhet. I denne forbindelse behandles logger på servere, avdekking, oppklaring og oppfølgning av sikkerhetshendelser mv. Behandlingen skjer på grunnlag av GDPR artikkel 6 (1) bokstav f (behandlingen er nødvendig for formål knyttet til berettiget interesse). Vi har vurdert det slik at denne behandlingen er nødvendig for å ivareta informasjonssikkerhet og hindre uautorisert utlevering av personopplysninger.

4. Nettbasert behandling av personopplysninger

Det er frivillig for de som besøker våre nettsiden å oppgi personopplysninger ved henvendelse på kontaktskjema, men send ikke inn fødselsnummer og lignende. Henvendelser vil uansett ikke bli registrert eller innsamlet til senere bruk, med mindre det inngås egen avtale/opprettes sak med klientforhold. Henvendelser blir lagret kun til bruk, og det er kun ansvarlige advokater i firmaet som har tilgang til opplysningene.

Det er opprettet databehandleravtaler med firma som leverer tjenester som drift og vedlikehold av nettstedet.

5. Saksbehandling og arkiv

Vi benytter Advisor saksbehandler og arkivsystem for elektronisk behandling, og har i tillegg fysiske mapper og arkiv.

Ansvarlig advokat følger opp at den faktiske saksbehandlingen er i samsvar med rutinene.

Vi behandler personopplysninger for å ivareta klientenes interesser i forbindelse med utøvelse av advokatvirksomhet i tråd med det konkrete oppdraget.

Det registreres ulike typer personopplysninger i arkiv- og saksbehandlingssystemet. Dette er opplysninger som navn, adresse, telefonnummer, og det er av hensyn til reglene i hvitvaskingsloven også påkrevet med ID-kontroll som vil bli oppbevart. Registrering, lagring og oppbevaring skjer i henhold til arkivlovgivningens regler.

Saksdokumentene kan i tillegg inneholde sensitive personopplysninger. Siden all dokumentasjon som lagres i arkivet har særlig streng beskyttelse, er det ikke etablert særlige rutiner for sensitive opplysninger.

Fysisk saksbehandling/arkiv

Under saksbehandlingen oppbevares de fysiske mapper på den enkelte saksbehandlers kontor. Kontorlokalene er låste.

Etter sakens avslutning, oppbevares sakene på arkiv i eget sikret lokale. Sensitive personopplysninger makuleres, med mindre det er særlig grunn til å oppbevare disse etter sakens avslutning.

Alle dokumenter slettes normalt etter 5 år etter sakens avslutning, men oppbevares eventuelt lengre i ekspropriasjonssaker, da slike saker har få/ingen opplysninger av sensitiv art.

6. E-post og telefon

Advokatfirmaet benytter e-post og telefon som en del av det daglige arbeidet for å ivareta forsikringskundenes interesser.

Relevante opplysninger som fremkommer av telefonsamtaler og e-postutveksling som skjer som en del av saksbehandling journalføres. Disse opplysningene behandles i så fall som beskrevet over (se” Saksbehandling og arkiv).

Det skal ikke sendes sensitive personopplysninger med ukryptert e-post.

Vi gjør deg oppmerksom på at vanlig e-post er ukryptert, og oppfordrer deg derfor ikke til å sende taushetsbelagte, sensitive eller andre fortrolige opplysninger via e-post.

Dersom en telefonsamtale er knyttet til en enkeltsak, vil det kunne bli skrevet et notat etter samtalen som journalføres. Det gjøres ingen øvrig systematisk registrering av telefonsamtaler hvor innringer kan identifiseres.

7. Rettigheter: innsyn, sletting, utlevering av opplysninger

Alle som spør har rett på grunnleggende informasjon om behandlinger av personopplysninger i en virksomhet.

De som er registrert i en av firmaets systemer har rett på innsyn i egne opplysninger. Vedkommende har også rett til å be om at uriktige, ufullstendige eller opplysninger blir rettet, slettet eller supplert. Vedkommende har som utgangspunkt også rett på å samtlige opplysninger om seg selv slettet, men det kan her forekomme unntak grunnet spesialreguleringer. I den grad det utleveres personopplysninger til andre, vil det følge av formålet med saken, og være knyttet til konkrete saker, hvor det må gis opplysninger til motpart eller domstol. Offentlige myndigheter kan ha rett til innsyn etter særlige regler. Taushetsplikten for advokater sikrer ytterligere utlevering av opplysninger.

Advokatfirma Vale & co

Meltzers gate 4, 0257 Oslo
Org. nr. NO 986 458 212 MVA

Carl-Fredrik Setsaas

Mob: 91 82 87 38
Email: setsaas@valeco.no

Hilde Vale

Mob: 90 74 52 49
Sentralbord: 22 69 22 01
Email: vale@valeogkjeldsberg.no